Newsletter:

Na skróty

Biuletyn Informacji Publicznej

Archiwum

W ramach Działania 4.2 POIG Regionalna Instytucja Finansująca wykonuje następujące zadania:
 
I. w zakresie kontroli projektów:
  • kontroluje prawidłowość realizacji projektów w zakresie i w terminach określonych procedurami;
  • przygotowuje kontrole zgodnie z etapami opisanymi procedurami i sporządzonym w PARP planem kontroli projektów;
  • przeprowadza kontrole zarówno w siedzibach Beneficjentów, jak i w miejscach realizacji projektów;
  • przygotowuje raporty z kontroli oraz analizuje wszystkie informacje potrzebne do podjęcia decyzji co do wyniku kontroli;
  • przesyła opracowany raport z kontroli do PARP.
W ramach Działania 4.4 PO IG Regionalna Instytucja Finansująca wykonuje następujące zadania:
 
I. w zakresie działań informacyjno-promocyjnych:
  • RIF informuje przedsiębiorców o możliwościach uzyskania dofinansowania w ramach Działania;
  • RIF podejmuje działania mające na celu upowszechnianie informacji o Działaniu.
II. w zakresie przyjmowania wniosków o dofinansowanie:
  • RIF przyjmuje wnioski od Wnioskodawców. Wnioskodawcy wypełniają wniosek o dofinansowanie i przesyłają go do lokalnego systemu informatycznego. Papierowa wersja wniosku składana jest bezpośrednio w RIF
  • RIF przyjmuje i rejestruje wnioski o dofinansowanie w systemie kancelaryjnym RIF pod nadanym numerem
  • RIF po sprawdzeniu lokalizacji projektu odznacza w systemie datę wpłynięcia wniosku. Wniosek o dofinansowanie zostaje uznany za złożony. System nadaje wnioskowi numer referencyjny.
  • RIF przyjmuje tylko właściwe z punktu widzenia lokalizacji projektu wnioski o dofinansowanie (wraz z załącznikami)
  • RIF informuje pisemnie Wnioskodawcę o dacie wpłynięcia wniosku o dofinansowanie oraz nadaniu numeru referencyjnego w systemie.
III. w zakresie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie:
  • Ocena formalna dokonywana jest przez dwie osoby, z wykorzystaniem arkusza oceny stanowiącej załącznik do procedury Działania 4.4.
  • RIF na bieżąco dokonuje oceny formalnej wniosków zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do procedury, w tym m.in.:
  • w przypadku wniosków wymagających złożenia przez wnioskodawców dodatkowych wyjaśnień, poprawek lub uzupełnień, RIF wysyła do wnioskodawców pismo z prośbą o ich dostarczenie. W przypadku braku uzupełnień w wymaganym terminie wniosek zostaje odrzucony.
  • rejestruje ocenę formalną w systemie
  • informuje pisemnie Wnioskodawcę o wynikach oceny formalnej
  • sporządza i wysyła do IW w formie elektronicznej i papierowej raport z oceny formalnej dokonanej w RIF wraz z wnioskami, które zostały pozytywnie ocenione pod kątem zgodności formalnej.
  • w przypadku stwierdzenia niezgodności oceny formalnej wniosku przez PARP, RIF po otrzymaniu informacji z IW, informuje pisemnie Wnioskodawcę o fakcie i przyczynach odrzucenia wniosku przez PARP
IV. w zakresie podpisania umowy z wnioskodawcą:
1. RIF otrzymuje z PARP listę projektów rekomendowanych do uzyskania wsparcia oraz dane niezbędne do przygotowania umów o dofinansowanie, a następnie RIF:
  • informuje wnioskodawców z zatwierdzonej listy o przyznaniu wsparcia i wzywa potencjalnego Beneficjenta do złożenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie,
  • przygotowuje 2 egzemplarze umowy o dofinansowanie wraz z załącznikami,
  • po przygotowaniu umowy wzywa Beneficjenta do podpisania umowy o dofinansowanie (umowa podpisywana jest w siedzibie RIF),
  • jeśli wnioskodawca nie podpisze umowy w wymaganym terminie – informuje przedsiębiorcę i Instytucję Wdrażającą o rezygnacji wnioskodawcy z otrzymania wsparcia,
  • dokonuje weryfikacji w oparciu o listy kontrolne poprawności i kompletności przygotowanych umów oraz załączników do nich, w tym załączników dostarczonych przez Beneficjenta. W przypadku stwierdzenia niepoprawności lub niekompletności umowy, RIF wzywa wnioskodawców do dostarczenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy lub naniesienie korekt,
  • przesyła do ostatecznej weryfikacji i podpisania przez IW przygotowane przez siebie i podpisane jednostronnie przez wnioskodawców umowy o dofinansowanie projektów wraz z odpowiadającymi im listami kontrolnymi,
  • przekazuje Beneficjentom umowy podpisane przez Prezesa PARP bądź jego Zastępcę niezwłocznie po ich otrzymaniu z PARP,
  • RIF przechowuje kserokopię umowy z Beneficjentem
2. W przypadkach stwierdzenia w PARP braków w przesłanej umowie o dofinansowanie RIF przed przekazaniem umowy Beneficjentowi uzupełnia wszystkie braki wskazane w piśmie z PARP.
 
V. w zakresie nadzorowania realizacji umowy o dofinansowanie.
 
1. RIF przypadku, gdy:
  • Beneficjent finansuje realizację Projektu w drodze leasingu RIF przyjmuje od Beneficjenta potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie umowy leasingu wraz z harmonogramem spłaty rat leasingowych (oraz faktury zakupu przedmiotu leasingu) i potwierdza jej zgodność z zasadami programu oraz warunkami zawartymi w umowie o dofinansowanie zgodnie z listą stanowiącą załącznik do procedury Działania 4.4,
  • zabezpieczeniem kredytu zaciągniętego przez Beneficjenta na finansowanie projektu jest cesja wierzytelności z umowy o dofinansowanie, RIF przyjmuje kopię umowy kredytowej, sprawdza zgodność umowy cesji z umową o dofinansowanie i wystawia 3 egzemplarze potwierdzenia cesji praw z Umowy o dofinansowanie na rzecz Instytucji Kredytującej.
2. RIF przyjmuje i rozpatruje wnioski Beneficjenta dotyczące zmian umowy o dofinansowanie zgodnie z procedurą, w tym:
  • po otrzymaniu kompletnego wniosku dotyczącego zmiany w umowie o dofinansowanie, RIF:
  • w przypadku pozytywnej opinii przesyła Instytucji Wdrażającej do akceptacji wniosek o zawarcie aneksu do umowy wraz z całą dokumentacją towarzyszącą. W przypadku opinii pozytywnej Instytucja Wdrażająca podpisze stosowny aneks z Beneficjentem
  • w przypadku negatywnej opinii:
  • przesyła opinię Instytucji Wdrażającej wraz z uzasadnieniem i rekomendacją realizacji projektu zgodnie z zawartą umową dofinansowania;
  • lub przesyła opinię Instytucji Wdrażającej wraz z uzasadnieniem i rekomendacją wypowiedzenia umowy wskazując podstawę wynikającą z umowy uzasadniającą takie postępowanie. W przypadku odrzucenia wniosku o zgodę na zmiany w umowie lub uznania negatywnej opinii RIF dotyczącej wniosku o zgodę na zmiany w umowie, Instytucja Wdrażająca poinformuje o swojej decyzji Beneficjenta
  • w przypadku konieczności dodatkowych wyjaśnień wynikających z weryfikacji dokonanej przez Instytucję Wdrażającą, RIF przesyła stosowne wyjaśnienia.
3. RIF przyjmuje od Beneficjenta informację o zamiarze zbycia rzeczy zakupionych z udziałem wsparcia i przesyła ją do Instytucji Wdrażającej
 
4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sposobie realizacji Projektu przez Beneficjenta, RIF przesyła informacje o tych nieprawidłowościach Instytucji Wdrażającej.
 
 
VI. w zakresie monitorowania realizacji projektu:
 
1. RIF kontroluje prawidłowość realizacji projektu przez Beneficjenta zgodnie z zasadami zawartymi w umowie o dofinansowanie oraz obowiązującymi aktami prawnymi
 
2. W ramach kontroli na miejscu prawidłowości realizacji projektu są rozróżniane kontrole planowe oraz kontrole doraźne, przy czym kontrole planowe wynikają z zatwierdzonego planu kontroli, a kontrole doraźne są spowodowane uzyskaniem przez instytucję ją przeprowadzającą informacji o podejrzeniu powstania nieprawidłowości w realizacji projektu, w szczególności RIF:
  • dokonuje kontroli wyznaczonych przez PARP projektów na etapie ich realizacji sprawdzając w szczególności stan faktyczny zrealizowanych zadań oraz terminowość ich wykonania zgodnie z harmonogramem uwzględnionym w umowie o dofinansowanie. Liczba kontroli każdego z projektów w okresie ich realizacji jest uzależniona od długości trwania projektu oraz wartości przyznanego wsparcia,
  • dokonuje kontroli ex-ante projektów na podstawie listy przekazanej przez Instytucję Wdrażającą,
  • dokonuje kontroli 100% projektów, bez względu na sposób ich finansowania, po zakończeniu realizacji projektu, ale przed wypłatą dofinansowania,
  • dokonuje kontroli sprawozdań okresowych z realizacji projektów, sporządzanych przez Beneficjentów
3. Projekty, w przypadku których Beneficjent będzie wnioskował o wypłatę płatności pośredniej, będą podlegały kontroli co najmniej przed dokonaniem pierwszej płatności pośredniej, jak również przed wypłatą płatności końcowej
 
4. Kryteria wyboru projektów do kontroli na etapie ich realizacji zostaną szczegółowo określone przez PARP w procedurze realizacji Działania 4.4.
 
5. RIF dokonuje kontroli Projektu w miejscu jego realizacji, zaś w wyjątkowych wypadkach także w siedzibie Beneficjenta, sprawdzając w szczególności:
  • stan faktyczny zrealizowanych działań;
  • osiągnięcie zakładanych celów projektu;
  • sposobu informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację Projektu w ramach PO IG, zgodnie z art. 8 i 9 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. WE L 371 z 27.12.2006 r., str. 1)
  • dokumentację finansową dotyczącą realizacji projektu;
  • dokumentację techniczną, dokumenty potwierdzające prawidłowość poniesienia wydatków przewidziane w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013,
  • wyodrębnioną ewidencję księgową środków dotyczących realizowanego Projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
6. Raport z kontroli stanowi informację pokontrolną i jest sporządzany na miejscu w siedzibie Beneficjenta bądź w RIF, a następnie:
  • w przypadku sporządzenia raportu w RIF, przesyła on raport do Beneficjenta.
  • w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości/uchybień RIF przesyła do Beneficjenta zalecane działania pokontrolne wraz ze wskazaniem terminu ich usunięcia
  • RIF przesyła do PARP oryginał raportu z kontroli wraz z towarzyszącą dokumentacją
  • wyniki raportu z kontroli RIF wprowadza do systemu
  • RIF dokonuje kontroli realizacji działań pokontrolnych oraz przesyła do PARP informacje o ich realizacji zgodnie z obowiązującą procedurą
  • RIF przesyła do Instytucji Wdrażającej zbiorczy raport kontrolny obejmujący przeprowadzone kontrole
  • RIF przesyła zbiorczy raport roczny za ostatni rok obejmujący przeprowadzone kontrole.
VII. w zakresie rozliczenia projektu i wypłaty dofinansowania:
 
1. RIF dokonuje okresowych rozliczeń oraz rozliczenia końcowego Projektu na podstawie wniosku o płatność wraz z załącznikami, zgodnie z zasadami określonymi w umowie o dofinansowanie, w tym:
  • rejestruje wnioski o płatność w systemie
  • przyjmuje od Beneficjenta wniosek o płatność i sprawozdanie końcowe z realizacji projektu (jeśli dotyczy) wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami do tych dokumentów
  • dokonuje kontroli formalnej wniosku o płatność i sprawozdania końcowego z realizacji projektu (jeśli dotyczy)
  • dokonuje kontroli merytorycznej dostarczonych przez Beneficjenta dokumentów z umową o dofinansowanie; wyniki kontroli RIF przedstawia w formularzu oceny wniosku o płatność.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie weryfikacji wniosku o płatność i sprawozdania końcowego z realizacji projektu (jeśli dotyczy) wraz z wymaganymi załącznikami, dokumentującymi poniesienie wydatków kwalifikowanych, RIF:
  • wzywa Beneficjenta do złożenia wyjaśnień na piśmie. RIF akceptuje bądź odrzuca złożone wyjaśnienia
  • w przypadku bezskutecznego upłynięcia terminu wyznaczonego na złożenie uzupełnień/wyjaśnień, pracownik RIF jest zobowiązany nawiązać kontakt telefoniczny lub mailowy z beneficjentem, w celu ustalenia przyczyny opóźnień. Z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej należy sporządzić notatkę służbową;
  • w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących koniecznością wypowiedzenia umowy, rekomenduje odmowę refundacji
3. RIF dokonuje zatwierdzenia lub odrzucenia, albo zgłasza zastrzeżenia na piśmie (z zastrzeżeniem zasad określonych w pkt. 9 poniżej) do otrzymanego sprawozdania końcowego i wniosku o płatność (lub wniosku o płatność pośrednią), w przypadku:
  • zgłoszenia zastrzeżeń RIF wzywa Beneficjenta do złożenia wyjaśnień na piśmie. RIF akceptuje bądź odrzuca złożone wyjaśnienia
  • odrzucenia sprawozdania końcowego RIF rekomenduje rozwiązanie umowy z Beneficjentem
  • zatwierdzenia sprawozdania końcowego RIF rekomenduje wypłatę wsparcia
4. RIF przesyła do Instytucji Wdrażającej wszystkie wnioski o płatność wraz z rekomendacją dotyczącą (1) ich zatwierdzenia i wypłaty wsparcia lub (2) ich odrzucenia i odmową wypłaty wsparcia. Łącznie z rekomendacją wypłaty wsparcia RIF przesyła do Instytucji Wdrążającej dokumenty źródłowe
 
5. Na żądanie Instytucji Wdrażającej RIF udziela wyjaśnień o przekazanej rekomendacji wypłaty wsparcia
 
 
VIII. w zakresie rozwiązania umowy:
  • RIF informuje Instytucję Wdrażającą o zaistnieniu okoliczności uzasadniających wypowiedzenie Umowy ze skutkiem natychmiastowym określonych w umowie o dofinansowanie.
IX. w zakresie archiwizacji dokumentów:
  • RIF zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji w terminie określonym w procedurze dla Działania.
W ramach Działania 6.1, Działania 8.1, Działania 8.2 POIG Regionalna Instytucja Finansująca wykonuje następujące zadania:
 
I. w zakresie działań informacyjno-promocyjnych:
  • RIF informuje przedsiębiorców o możliwościach uzyskania wsparcia w ramach Działań.
  • RIF podejmuje działania mające na celu upowszechnianie informacji o Działaniach, w tym umieszcza informacje na temat Działań na swojej stronie internetowej
II. w zakresie powołania Komisji Konkursowych do oceny wniosków w ramach poszczególnych Działań:
  • RIF typuje przewodniczącego, sekretarza oraz członków oceniających spośród pracowników RIF
  • RIF przesyła propozycje składów Komisji Konkursowej do PARP.
III. w zakresie przyjmowania wniosków o dofinansowanie:
  • RIF przyjmuje wnioski o dofinansowanie zgodnie z wymaganiami w ramach poszczególnych Działań
  • RIF prowadzi odrębny rejestr wpływu wniosków o dofinansowanie dla poszczególnych Działań, oznaczając datę oraz godzinę wpływu wniosków do RIF
  • RIF dokonuje wstępnej (co do zasady) oceny wniosków o dofinansowanie – w przypadku, gdy tego typu ocena została przewidziana
IV. w zakresie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie:
 
1. RIF na bieżąco (w miarę składania wniosków) dokonuje oceny formalnej wniosków zgodnie z kryteriami i terminami określonymi w Regulaminie przeprowadzania konkursu, w tym m.in.:
  • sprawdza kompletność wniosków
  • wprowadza dane dotyczące kompletnych wniosków i nadaje im numery referencyjne, wg wzorów podanych przez PARP ustalonych dla Działania
  • informuje wnioskodawców o rejestracji wniosku i nadanych numerach referencyjnych
  • w przypadku stwierdzenia konieczności poprawy/uzupełnienia wniosków, wzywa wnioskodawców do poprawy/uzupełnień,
  • sprawdza zgodność z kryteriami kwalifikowania się określonymi dla Działania,
  • informuje wnioskodawców o odrzuceniu wniosku po ocenie formalnej,
  • wprowadza dane dotyczące wyników oceny formalnej do lokalnego systemu informatycznego oraz wprowadza dane dotyczące wniosków poprawnych formalnie do krajowego systemu informatycznego
V. w zakresie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie:
 
1. RIF zapewnia obsługę KK, której zadaniem jest ocena merytoryczna projektów zgodnie z zapisami Regulaminu Komisji Konkursowej odpowiedniego dla danego Działania. W związku z ocena merytoryczną RIF m.in.:
  • wprowadza dane dotyczące wyników oceny merytorycznej do lokalnego systemu informatycznego,
  • przekazuje do PARP protokół z oceny przeprowadzonej przez KK - zgodnie z wzorem i terminem określonym w Regulaminie Komisji Konkursowej właściwym dla danego Działania,
  • przesyła do PARP cotygodniowe informacje dotyczące liczby złożonych wniosków oraz statusu poszczególnych wniosków po przeprowadzonej ocenie
VI. w zakresie podpisywania umów z wnioskodawcami:
 
1. RIF zawiadamia wnioskodawców o decyzji Instytucji Zarządzającej dotyczącej przyznania lub odmowy przyznania dofinansowania, a w przypadku zatwierdzenia projektu do dofinansowania wzywa wnioskodawców do nadesłania dodatkowych dokumentów niezbędnych do podpisania umowy
 
2. RIF umieszcza listy zatwierdzonych wniosków o dofinansowanie na własnej stronie internetowej,
 
3. RIF weryfikuje otrzymaną dokumentację niezbędną do przygotowania umowy,
  • w przypadku stwierdzenia braków wysyła wnioskodawcom ponaglenia do dostarczenia lub uzupełnienia dokumentacji,
  • RIF przekazuje wnioskodawcy informację o uznaniu nie przesłania dokumentów jako rezygnacji wnioskodawcy z dofinansowania,
  • RIF weryfikuje zgodność danych zawartych w dokumentacji wnioskodawców z danymi zawartymi we wniosku, a w przypadku niezgodności wysyła do wnioskodawcy pismo z prośbą o wyjaśnienie rozbieżności,
  • w przypadku rozbieżności w nadesłanej dokumentacji, które nie zostały wyjaśnione RIF informuje PARP i wnioskodawców o braku możliwości zawarcia umów wraz z podaniem przyczyn,
4. RIF przygotowuje umowy o dofinansowanie dla wnioskodawców zamieszczonych na liście projektów zatwierdzonych do dofinansowania w tym m. in.:
  • wprowadza do lokalnego systemu informatycznego informacje o złożeniu przez wnioskodawcę kompletnej i poprawnej dokumentacji do umowy i nadaje numer umowy,
  • przygotowuje, weryfikuje, parafuje wszystkie egzemplarze umowy wraz z załącznikami,
  • przesyła pisma do wnioskodawców z informacją o przygotowanych umowach oraz z zaproszeniem do podpisania umowy w siedzibie RIF,
  • w przypadku nie podpisania przez wnioskodawcę umowy w wymaganym terminie przesyła do wnioskodawcy ponaglenia ze wskazaniem ostatecznego terminu podpisania umowy,
  • przyjmuje, weryfikuje, przechowuje, przekazuje (zgodnie z odpowiednią procedurą) zabezpieczenie realizacji umowy złożone przez Beneficjentów (zgodnie z wymogami Działania),
  • podpisuje umowę o dofinansowanie podpisaną wcześniej przez wnioskodawcę,
  • przesyła pisma do beneficjentów informujących o braku skuteczności umowy w przypadkach nie złożenia weksli w wymaganym terminie oraz przekazanie informacji w tym zakresie do PARP,
  • rejestruje dane dotyczące podpisanej umowy w lokalnym oraz krajowym systemie informatycznym,
  • przygotowuje zaświadczenia de minimis i przesyła do beneficjentów wraz z egzemplarzem umowy,
  • przesyła do PARP podpisane umowy, dla których Beneficjenci złożyli zabezpieczenie
VII. w zakresie postępowania odwoławczego:
 
1. RIF przyjmuje protesty złożone przez wnioskodawców:
  • stwierdza czy dany protest podlega rozpatrzeniu,
  • wprowadza dane dotyczące protestu do lokalnego systemu informatycznego,
  • informuje wnioskodawcę, którego protest nie może podlegać rozpatrzeniu.
2. RIF rozpatruje protesty dotyczące oceny:
  • przeprowadza ponowną ocenę formalną i/lub przekazuje KK do oceny merytorycznej,
  • informuje Instytucję Zarządzającą, PARP i Instytucję Pośredniczącą o negatywnych wynikach rozpatrzenia protestów,
  • informuje wnioskodawców o wynikach rozpatrzenia protestów,
  • wprowadza dane dotyczące oceny protestu do lokalnego systemu informatycznego
3. RIF przekazuje do PARP protokół z oceny protestów przeprowadzonej przez KK - zgodnie z wzorem i terminem określonym w Regulaminie Komisji Konkursowej właściwym dla danego Działania.
 
 
VIII. w zakresie wprowadzania zmian do umów z Beneficjentami:
 
1. RIF przyjmuje i rozpatruje wnioski Beneficjenta dotyczące zmian w umowie o dofinansowanie zgodnie kryteriami określonymi w liście sprawdzającej do wniosku o wprowadzenie zmian do Umowy o dofinansowanie projektu, w tym m.in weryfikuje:
  • termin złożenia wniosku o aneks,
  • kompletność dostarczonych dokumentów,
  • czy osoba podpisująca wniosek jest uprawniona do występowania w imieniu Beneficjenta (zgodnie z dokumentem rejestrowym),
  • czy proponowane zmiany są zgodne z postanowieniami umowy,
  • czy wnioskowana zmiana wymaga sporządzenia aneksu
  • w przypadku pozytywnej decyzji o aneksowaniu umowy, RIF: - sporządza i przesyła do Beneficjenta trzy egzemplarze aneksu do umowy o dofinansowanie, - po otrzymaniu podpisanego przez Beneficjenta aneksu do umowy przekazuje jeden egzemplarz aneksu do IW,
  • w przypadku negatywnej decyzji o braku akceptacji wnioskowanych przez Beneficjenta zmian w umowie o dofinansowanie projektu, RIF:
  • przesyła wniosek Beneficjenta wraz z listą sprawdzającą oraz informacją nt. powodu odrzucenia wniosku o aneks do PARP,
  • po otrzymaniu akceptacji odrzucenia wniosku o zmiany z PARP, przekazuje Beneficjentowi i PARP informację o odrzuceniu wniosku o wprowadzenie zmian do umowy
  • w przypadku akceptacji proponowanych zmian (nie wymagających aneksowania) RIF:
  • informuje Beneficjenta i PARP o akceptacji zmian i realizacji umowy bez konieczności aneksowania
  • w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków we wniosku o wprowadzenie zmian do umowy, RIF: - wzywa Beneficjenta do złożenia stosownych wyjaśnień bądź dosłania niezbędnych dokumentów
  • w sytuacji kiedy proponowane przez Beneficjenta zmiany wymagają poinformowania bądź zgody PARP, między innymi w przypadku:
  • przekazania przedsiębiorstwa należącego do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą innemu podmiotowi: osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą / spółce cywilnej / spółce prawa handlowego (tj. Spółka Jawna, Spółka Komandytowa, Sp. z o.o., S.A.);
  • sukcesji uniwersalnej, tj. przekształcenia dotychczasowego Beneficjenta będącego spółką prawa handlowego (tj. Spółka Jawna, Spółka Komandytowa, Sp. z o.o., S.A.)/spółką cywilną w spółkę prawa handlowego;
  • RIF przesyła projekt aneksu wraz z lista sprawdzającą oraz notą wyjaśniającą do akceptacji PARP, a po otrzymaniu informacji z PARP, informuje Beneficjenta o decyzji w sprawie aneksu.
IX. w zakresie nadzorowania realizacji umowy o dofinansowanie projektu:
  • RIF przyjmuje oraz weryfikuje sprawozdania okresowe składane przez Beneficjentów oraz jest odpowiedzialna za wprowadzanie do KSI danych dot. etapu realizacji poszczególnych projektów. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości realizacji projektu, prowadzi postępowanie wyjaśniające (a w przypadku potwierdzenia wątpliwości, przekazuje informację do PARP o konieczności rozwiązania umowy o dofinansowanie lub podjęcia innych działań)
  • RIF podejmuje działania ankietowo-monitorujące mające na celu zapewnienie prawidłowości realizacji umów w ramach programu
X. w zakresie wypłaty wsparcia:
 
1. RIF przyjmuje od Beneficjentów sprawozdanie końcowe wraz z wnioskiem o płatność z wymaganymi załącznikami;
 
2. RIF dokonuje weryfikacji wniosku o płatność oraz dokumentacji dołączonej do wniosku w kontekście umowy o dofinansowanie;
 
3. RIF dokonuje weryfikacji formalnej, finansowej i merytorycznej wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi procedurami;
 
4. Postępowanie RIF po dokonaniu weryfikacji dokumentacji rozliczeniowej:
  • jeśli przekazane dokumenty nie wymagają wyjaśnień lub uzupełnień ze strony Beneficjenta, RIF przesyła je do Instytucji Wdrażającej wraz z rekomendacją pełnej wypłaty bądź obniżonej lub nie wypłacenia wsparcia, dokumentami źródłowymi oraz formularzem oceny wniosku o płatność,
  • w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków RIF niezwłocznie informuje pisemnie beneficjenta i przyjmuje wyjaśnienia beneficjenta na piśmie, a następnie przesyła je do PARP, załączając dokumenty źródłowe oraz formularz oceny wniosku o płatność wraz z rekomendacją wypłaty dofinansowania bądź z rekomendacją nie wypłacania dofinansowania.
5. Na prośbę PARP, RIF udziela dodatkowych wyjaśnień o przekazanej rekomendacji wypłaty wsparcia;
 
6. RIF na bieżąco otrzymuje do wiadomości wysyłaną do Beneficjentów informację o zrealizowanych płatnościach.
 
XI. w zakresie rozwiązania umowy:
  • RIF informuje Instytucję Wdrażającą natychmiast w przypadku powzięcia informacji o zaistnieniu okoliczności (określonych w umowie o dofinansowanie) uzasadniających wypowiedzenie umowy o dofinansowanie ze skutkiem natychmiastowym
  • W przypadku rozwiązania umowy przez Beneficjenta z miesięcznym terminem wypowiedzenia RIF wysyła potwierdzenie rozwiązania umowy oraz zaznacza informację o rozwiązaniu umowy w KSI
  • RIF jest informowany prze Instytucję Wdrażającą o rozwiązanych umowach o udzielenie dofinansowania w terminach określonych procedurami
XII. w zakresie kontroli projektów:
 
1. RIF kontroluje:
  • prawidłowość realizacji Projektów w zakresie i w terminach określonych procedurami;
  • uzupełnia wstępne plany kontroli przesłane przez PARP na podstawie analizy ryzyka projektów w danym województwie;
  • przygotowuje kontrole zgodnie z etapami opisanymi procedurami;
  • przeprowadza kontrole zarówno w siedzibach Beneficjentów, jak i w miejscach realizacji Projektów;
  • przygotowuje raporty z kontroli oraz analizuje wszystkie informacje potrzebne do podjęcia decyzji co do wyniku kontroli;
  • przesyła opracowany raport z kontroli do PARP;
  • wprowadza dane dotyczące kontroli do lokalnego systemu informatycznego;
  • udziela informacji Instytucji Zarządzającej, Instytucji Wdrażającej lub wskazanym przez nich osobom informacji na temat efektów współfinansowanych ze środków EFRR projektów zrealizowanych na jego terenie przez 5 lat po dokonaniu rozliczenia końcowego ww. Działań.
XIII. w zakresie archiwizacji dokumentów:
 
RIF zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji w terminie określonym w procedurze dla Działania.
 
XIV. w zakresie danych i informacji dotyczących bezpieczeństwa:
 
1. RIF opracuje i wdroży zasady w zakresie regulacji zasad postępowania z danymi osobowymi, w tym m.in. zobowiązuje się do:
  • prowadzenia i aktualizacji rejestru upoważnień wydanych pracownikom zaangażowanym w realizację powyższych Działań do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych wraz z przepisami wykonawczymi;
  • nadania właściwych klauzul tajności stanowisk lub prac w przypadku gdy będzie łączyć się z nimi dostęp do informacji niejawnych, wymaganym przez art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. nr 196, poz. 1631 z póź. zm) oraz prowadzenia rejestru w tym zakresie;
2. zobowiąże pracowników realizujących zadania w ramach Działań do przestrzegania tajemnicy służbowej (handlowej, gospodarczej) w zakresie wszystkich informacji i danych zawartych w dokumentach otrzymanych od Wnioskodawców lub od Beneficjentów.

3. zobowiązuje się do zapewnienia warunków bezpieczeństwa dokumentom, o których mowa w ust. 1 i 2.
 
XV. w zakresie nieprawidłowości:
  • RIF zobowiązuje się do bieżącego informowania o wszelkich nieprawidłowościach (bądź podejrzeniach o nieprawidłowościach) dotyczących projektów, Beneficjentów oraz innych podmiotów lub osób zaangażowanych w realizację Działań POIG.
XVI. w zakresie sprawozdawczości:
  • RIF zobowiązuje się do przekazywania okresowych, rocznych i końcowych danych, zestawień itp. dotyczących realizacji poszczególnych Działań zgodnie z podanymi przez PARP wzorami.
XV. Informacje dodatkowe:
  • RIF odpowiada za poprawność danych wprowadzanych do systemów informatycznych


Staropolska Izba Przemysłowo - Handlowa, ul. Sienkiewicza 53, 25-002 Kielce
www.siph.com.pl, biuro@siph.com.pl

© 2006 Producer - strony www, cms, hosting