Zakładanie firmy w Polsce

  

 Zakładanie działalności gospodarczej zajmuje niestety jeszcze sporo czasu i nerwów. Na szczęście, niewiele pieniędzy. Ponieważ tzw. "jedno okienko” – czyli możliwość założenia działalności gospodarczej w jednym miejscu jest nadal w sferze planów próżno by szukać w urzędach informacji o wszystkich procedurach niezbędnych do założenia działalności gospodarczej. Dlatego właśnie powstał ten krótki poradnik. Mamy nadzieję, że będzie on cennym źródeł informacji dla Państwa choć nie wyczerpuje on wszystkich tematów. Opisaliśmy w nim 5 kroków, niezbędnych aby szybko i sprawnie założyć działalność gospodarcza. Przedstawiamy również jakie koszty się z tym wiążą. Ale do rzeczy.

 

 

KROK 1: URZĄD MIASTA

 

Urząd Miasta to pierwsze miejsce, gdzie musimy się udać chcąc założyć działalność gospodarczą jeżeli jesteśmy osobą fizyczną. Pierwsze kroki należy wtedy skierować do referatu zajmującego się działalnością gospodarczą, który w Kielcach jest to Referat Handlu i Usług. Tam znajdziemy wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. We wniosku wpisujemy:

Od tego momentu będzie nam też naliczany ZUS. Jeżeli chcemy założyć spółkę prawa handlowego to musimy zarejestrować ją w Krajowym Rejestrze Sądowym (czyli w sądzie).

 

Wysokość opłat związanych z rejestracją i wykreśleniem firmy:

 

Wniosek oraz dokument potwierdzającym prawo do lokalu lub placu, gdzie będzie prowadzona działalność firmy (akt notarialny kupna, umowa najmu, dzierżawy czy użyczenia) trzeba złożyć w Urzędzie Miejskim. Wydanie potwierdzenia zgłoszenia do ewidencji trwa do 14 dni.

 

 

KROK 2: URZĄD STATYSTYCZNY I NUMER REGON

 

Kolejnym naszym celem jest urząd statystyczny. W Kielcach mieści się on przy ulicy Wróblewskiego 2. Możemy się tam udać dopiero po wydaniu przez Urząd Miejski potwierdzenia zgłoszenia do ewidencji. W urzędzie statystycznym konieczne będzie złożenie wniosku o nadanie numeru statystycznego REGON na formularzu RG-1. Formularz RG-1 zawiera między innymi:

Po otrzymaniu numeru identyfikacyjnego firma zostaje wpisana do rejestru podmiotów gospodarki narodowej. Numer indentyfikacyjny REGON otrzymujemy w ciągu7 dni od daty złożenia wniosku, jednakw przypadku osobistego złożeniaw urzędzie statystycznym możliwe że uzyskamy numer REGON w ciągu kilkunastu minut. Rejestracja w urzędzie statystycznym jest całkowicie bezpłatna.

 

Rejestr REGON jest bieżąco aktualizowanym zbiorem informacji o podmiotach gospodarki narodowej. Więcej o rejestrze REGON: http://www.stat.gov.pl/bip/rejestry/regon/regon.htm .

 

 

KROK 3: URZĄD SKARBOWY I NIP (NUMER IDENTYFIKACJI PODATKOWEJ)

 

Po otrzymaniu potwierdzenia wpisu do ewidencji (Krok #1) właściciel zobowiązany jest w ciągu 7 dni do zgłoszenia się do urzędu skarbowego. Urzędy obsługują odpowiednie miasta i dzielnice, dlatego też należy znaleźć przyporządkowany swojemu miejscu zamieszkania i siedzibie firmy urząd skarbowy i do niego się udać.

 

W Kielcach będą to:

 

I Urząd Skarbowy
25-661 Kielce, ul. Wróbla 17
tel. 041 365 71 28, fax 041 345 58 49

 

II Urząd Skarbowy

25-647 Kielce, ul. Częstochowska 20

tel. 041 368 36 50, fax 041 368 48 51

 

Każdy kto już kiedyś składał zeznania podatkowe musi mieć swój osobisty numer NIP. Po założeniu działalności gospodarczej stanie się on także numerem NIP firmy. W wypadku, kiedy nie posiadamy własnego NIPu, musimy złożyć wniosek o jego nadanie w urzędzie skarbowym.

 

NIP-1 Zgłoszenie identyfikacyjne / zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą

 

NIP-2 Zgłoszenie identyfikacyjne / zgłoszenie aktualizacyjne osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem

 

NIP-3 Zgłoszenie identyfikacyjne / zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej nieprowadzącej samodzielnie działalności gospodarczej

 

Objaśnienia do formularza NIP-3

 

NIP-B Informacja o rachunkach bankowych. Załącznik do zgłoszeń NIP-1 i NIP-2

 

NIP-C Informacja o miejscach prowadzenia działalności. Załącznik do zgłoszeń NIP-1 i NIP-2

 

NIP-1/A Informacja o wpisach do rejestrów lub ewidencji w zakresie prowadzonej działalności. Załącznik do zgłoszenia NIP-1

 

NIP-2/A Informacja o wyodrębnionych jednostkach wewnętrznych podmiotu, będących podatnikami lub płatnikami. Załącznik do zgłoszenia NIP-2

 

NIP-D Informacja o wspólnikach spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej lub o spółkach wchodzących w skład podatkowej grupy kapitałowej. Załącznik do zgłoszenia NIP-2

 

NIP-5 Wniosek o potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej

 

Na wydanie numeru NIP czekamy od 2 tygodni do miesiąca.

 

 

 

Następne w kolejce czeka już zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Tylko zarejestrowany podatnik VAT ma prawo do wystawiania faktur VAT. Zwolnieni z tego obowiązku są m.in. dyplomaci czy niektórzy rolnicy. Zwolnienia nie obejmują najczęściej wybieranych rodzajów działalności, aczkolwiek warto się z nimi zapoznać.

 

W formularzu VAT-R należy uwzględnić wybór formy opodatkowania: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, zasady ogólne - podatkowa księga przychodów i rozchodów bądź karta podatkowa.

 

Podatkowa księga przychodów i rozchodów - jest to jedna z najczęściej wybieranych form opodatkowania. Często wybierana przez firmy nie posiadające zbyt wysokiego zysku lub które nie przewidują takiego zysku w najbliższym czasie. Podatek płacimy od faktycznego dochodu, który jest uzyskiwany poprzez odjęcie od uzyskanych przychodów kosztów działalności. Konieczne jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, gdzie muszą być zapisywane wszystkie poniesione koszty oraz obroty firmy. Podatek płacimy dopiero, gdy przychody przewyższają koszty. Inaczej nasz biznes notuje straty - nie ma od czego płacić podatku, a stratę można odliczyć od przyszłych dochodów firmy. Najczęściej wypełnianiem księgi przychodów i rozchodów zajmuje się profesjonalna księgowa, za której usługi zapłacimy minimum ok. 150zł za miesiąc. Mamy wtedy pewność, że w naszych papierach wszystko się zgadza i jest na swoim miejscu. Możemy to także sami wykonywać, jednak konieczna jest przynajmniej nieduża, ale konkretna wiedza oraz porządek i rzetelność. W przypadku ewentualnej kontroli i wykazania nieprawidłowości czekają spore kary.

 

Ryczałt - wybierając tą formę opodatkowania nie możemy odliczyć sobie żadnych kosztów, a podatek trzeba płacić od przychodu. Konieczne jest prowadzenie ewidencji przychodów, odrębnie za każdy rok podatkowy.

 

Karta podatkowa- forma rozliczeń, która nie wymaga prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych czy deklaracji o wysokości dochodu. Każdy, kto wybierze taką formę opodatkowania musi liczyć się z opłacaniem stałej i określonej w zryczałtowanej wysokości kwoty podatku. Nie każdy może jednak wybrać taki rodzaj rozliczeń - należy spełnić szereg warunków dotyczących formy prowadzenia swojej działalności, a także liczby zatrudnianych osób.

 

Składając wniosek VAT dobrze jest się zapoznać z nową kategorią podatników VAT - „mały podatnik", którzy charakteryzują się niewielkimi obrotami rocznymi. Mały podatnik posiada dodatkowe uprawnienia, w tym możliwość wyboru kasowej metody rozliczania VAT. Więcej na ten temat można dowiedzieć się na stronie http://www.vat.pl/pages/i/139.php .

 

To nie koniec wizyty w urzędzie skarbowym. Do formularza VAT-R warto dołączyć załącznik - wniosek rejestracyjny VAT-R/UE. Będzie on niezbędny, jeśli firma chce brać udział w handlu wewnątrzwspólnotowym Unii Europejskiej. Po złożeniu wnioski firma zostanie wpisana do rejestru tzw. podatników VAT-UE.

 

 

 

KROK 4: ZUS (ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH)

 

 Od momentu rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej musimy w ciągu 7 dni zgłosić się do ZUSu.. Wnioski należy składać we właściwym dla miejsca prowadzenia działalności Inspektoracie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

 

Potrzebny będzie formularz zgłoszeniowy ZFA i ZUA. Jeżeli nowo powstała firma zatrudnia pracowników, trzeba ich zgłosić do ubezpieczenia w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia. Gdy firma jest jednoosobowa należy zaznaczyć na formularzu, że działalność prowadzona będzie bez zatrudniania dodatkowych pracowników.

 

Ubezpieczenie społeczne dzieli się na dwie części - obowiązkową, w skład której wchodzi ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz dobrowolną (ubezpieczenie chorobowe).

 

Od sierpnia ubiegłego roku każdemu, kto nie prowadził jeszcze działalności gospodarczej przysługuje dwuletnia ulga w wysokości 70 %. Korzyść jest bardzo konkretna. Zamiast płacić ok. 760zł. ubezpieczenia, po uzyskaniu ulgi musimy co miesiąc przelewać na konto ZUSu już tylko ok. 270zł. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: http://www.zus.pl/niusy/rozp_dzalalnosci.pdf .

 

Będąc w miejscowym Inspektoracie ZUSu warto zapytać się o program komputerowy Płatnik. Gdy już zainstalujemy go na swoim firmowym komputerze i przejdziemy przez wielogodzinny etap nauki obsługi, Płatnik zdecydowanie usprawni nam wysyłanie comiesięcznych deklaracji do ZUSu.

 

Formularz ZFA

 

Formularz ZUA

 

 

 

KROK: 5 PIECZĄTKA, KONTO BANKOWE, FAKTURY 

 

Pieczątka

 

Pieczątka to niezbędny element każdej firmy. Potrzebna będzie przy wypełnianiu faktur, umów czy pism urzędowych. Konieczna będzie także przy zakładaniu konta bankowego firmy. Na pieczątce powinno się znaleźć imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwa i adres firmy, numery REGON oraz NIP. Punkt wykonujący pieczątki możemy znaleźć przy większości urzędów.

 

 

Numer konta firmowego trzeba zgłosić do ZUSu i urzędu skarbowego. Idąc do banku w celu założenia konta trzeba pamiętać, aby zabrać ze sobą, oprócz wcześniej wspomnianej pieczątki, także dowód osobisty, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz numery REGON oraz NIP.

 

 

Gdy już załatwimy wszystkie formalności związane z założeniem firmy dobrze jest kupić druk do wystawiania faktur. Bloczek samokopiujący można nabyć w większości urzędów skarbowych oraz w sklepach i hurtowniach biurowych. Jednak najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie księgowości w odpowiednich programach komputerowych. Ich koszt waha się, w zależności od wersji, od ok. 20zł do kilkuset złotych. Przydatny jest system internetowych faktur (np. system http://www.fakturki.net/) . Logując się na stronie mamy dostęp do ewidencji faktur czy historii. Fakturę można też wystawić i wysłać w formie dokumentu .pdf z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Takie dokumenty nie wymagają podpisu oraz pieczątki firmy wystawiającej.

 

 

Należy pamiętać, że niektóre formy działalności wymagają uzyskania koncesji lub zezwolenia.

 

 

 

 

 

Za wpis do ewidencji działalności gospodarczej konieczna będzie opłata w wysokości 100zł. W przypadku rejestrowania spółek opłata wyniesie 1000zł. W momencie zmiany danych podanych przy rejestracji koszt aktualizacji wynosi 50zł, dla spółek wynosi ona 400zł. W przypadku wyrejestrowywania pryedsibiorstwa jednoosobowa firma nic nie zapłaci, natomiasy wyrejestrowanie spółki wyniesie 300zł.

 

 

Koszt złożenia formularza VAT-R to 152zł.

 

 

Wyrobienie pieczątki to koszt w granicach 20-50zł. Cena jest uzależniona od ilości oraz wielkości liter.

 

Założenie konta jest z reguły bezpłatne. Niektóre banki oferują także darmowe prowadzenie firmowego rachunku bankowego. Jednak najczęściej kosztuje to w granicach 20-200zł., w zależności od wybranych usług i rodzaju konta. Możemy się także liczyć z dodatkowymi opłatami za wydanie karty płatniczej lub kredytowej, przelewy lub inne usługi. Wszystko jest uzależnione od rodzaju wybranego konta.

 

Druk faktur to wydatek rzędu 6zł. Program komputerowy można ściągnąć z sieci za darmo lub kupić (20 - 300zł, w zależności od możliwości programu i licencji). Przy prowadzeniu faktur on-line płacimy za każdorazowe wystawienie faktury w granicach 0,20-0,40zł.

 

Są to niestety tylko koszty początkowe, obejmujące samo założenie firmy. Gdy nasz biznes już ruszy musimy się liczyć z kosztami księgowości (ok. 150zł miesięcznie) czy wynajmu lokalu i/lub kasy fiskalnej. Przeciętna firma zaczyna zarabiać po ok. 6-12 miesiącach. Czy firma się utrzyma i jak szybko zacznie zarabiać zależy w dużej mierze od poświęcenia jej właściciela, przebojowości i podjętego ryzyka. Bycie własnym szefem i panem swojego losu niesie ze sobą wiele zalet. Ale trzeba też pamiętać, że ponosimy bezpośrednio wszystkie konsekwencje własnych poczynań.