Newsletter:

Na skróty

Biuletyn Informacji Publicznej

Działanie 4.4. - zadania SIPH

W ramach Działania 4.4 PO IG Regionalna Instytucja Finansująca wykonuje następujące zadania:
 
I. w zakresie działań informacyjno-promocyjnych:
  • RIF informuje przedsiębiorców o możliwościach uzyskania dofinansowania w ramach Działania;
  • RIF podejmuje działania mające na celu upowszechnianie informacji o Działaniu.
II. w zakresie przyjmowania wniosków o dofinansowanie:
  • RIF przyjmuje wnioski od Wnioskodawców. Wnioskodawcy wypełniają wniosek o dofinansowanie i przesyłają go do lokalnego systemu informatycznego. Papierowa wersja wniosku składana jest bezpośrednio w RIF
  • RIF przyjmuje i rejestruje wnioski o dofinansowanie w systemie kancelaryjnym RIF pod nadanym numerem
  • RIF po sprawdzeniu lokalizacji projektu odznacza w systemie datę wpłynięcia wniosku. Wniosek o dofinansowanie zostaje uznany za złożony. System nadaje wnioskowi numer referencyjny.
  • RIF przyjmuje tylko właściwe z punktu widzenia lokalizacji projektu wnioski o dofinansowanie (wraz z załącznikami)
  • RIF informuje pisemnie Wnioskodawcę o dacie wpłynięcia wniosku o dofinansowanie oraz nadaniu numeru referencyjnego w systemie.
III. w zakresie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie:
  • Ocena formalna dokonywana jest przez dwie osoby, z wykorzystaniem arkusza oceny stanowiącej załącznik do procedury Działania 4.4.
  • RIF na bieżąco dokonuje oceny formalnej wniosków zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do procedury, w tym m.in.:
  • w przypadku wniosków wymagających złożenia przez wnioskodawców dodatkowych wyjaśnień, poprawek lub uzupełnień, RIF wysyła do wnioskodawców pismo z prośbą o ich dostarczenie. W przypadku braku uzupełnień w wymaganym terminie wniosek zostaje odrzucony.
  • rejestruje ocenę formalną w systemie
  • informuje pisemnie Wnioskodawcę o wynikach oceny formalnej
  • sporządza i wysyła do IW w formie elektronicznej i papierowej raport z oceny formalnej dokonanej w RIF wraz z wnioskami, które zostały pozytywnie ocenione pod kątem zgodności formalnej.
  • w przypadku stwierdzenia niezgodności oceny formalnej wniosku przez PARP, RIF po otrzymaniu informacji z IW, informuje pisemnie Wnioskodawcę o fakcie i przyczynach odrzucenia wniosku przez PARP
IV. w zakresie podpisania umowy z wnioskodawcą:
1. RIF otrzymuje z PARP listę projektów rekomendowanych do uzyskania wsparcia oraz dane niezbędne do przygotowania umów o dofinansowanie, a następnie RIF:
  • informuje wnioskodawców z zatwierdzonej listy o przyznaniu wsparcia i wzywa potencjalnego Beneficjenta do złożenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie,
  • przygotowuje 2 egzemplarze umowy o dofinansowanie wraz z załącznikami,
  • po przygotowaniu umowy wzywa Beneficjenta do podpisania umowy o dofinansowanie (umowa podpisywana jest w siedzibie RIF),
  • jeśli wnioskodawca nie podpisze umowy w wymaganym terminie – informuje przedsiębiorcę i Instytucję Wdrażającą o rezygnacji wnioskodawcy z otrzymania wsparcia,
  • dokonuje weryfikacji w oparciu o listy kontrolne poprawności i kompletności przygotowanych umów oraz załączników do nich, w tym załączników dostarczonych przez Beneficjenta. W przypadku stwierdzenia niepoprawności lub niekompletności umowy, RIF wzywa wnioskodawców do dostarczenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy lub naniesienie korekt,
  • przesyła do ostatecznej weryfikacji i podpisania przez IW przygotowane przez siebie i podpisane jednostronnie przez wnioskodawców umowy o dofinansowanie projektów wraz z odpowiadającymi im listami kontrolnymi,
  • przekazuje Beneficjentom umowy podpisane przez Prezesa PARP bądź jego Zastępcę niezwłocznie po ich otrzymaniu z PARP,
  • RIF przechowuje kserokopię umowy z Beneficjentem
2. W przypadkach stwierdzenia w PARP braków w przesłanej umowie o dofinansowanie RIF przed przekazaniem umowy Beneficjentowi uzupełnia wszystkie braki wskazane w piśmie z PARP.
 
V. w zakresie nadzorowania realizacji umowy o dofinansowanie.
 
1. RIF przypadku, gdy:
  • Beneficjent finansuje realizację Projektu w drodze leasingu RIF przyjmuje od Beneficjenta potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie umowy leasingu wraz z harmonogramem spłaty rat leasingowych (oraz faktury zakupu przedmiotu leasingu) i potwierdza jej zgodność z zasadami programu oraz warunkami zawartymi w umowie o dofinansowanie zgodnie z listą stanowiącą załącznik do procedury Działania 4.4,
  • zabezpieczeniem kredytu zaciągniętego przez Beneficjenta na finansowanie projektu jest cesja wierzytelności z umowy o dofinansowanie, RIF przyjmuje kopię umowy kredytowej, sprawdza zgodność umowy cesji z umową o dofinansowanie i wystawia 3 egzemplarze potwierdzenia cesji praw z Umowy o dofinansowanie na rzecz Instytucji Kredytującej.
2. RIF przyjmuje i rozpatruje wnioski Beneficjenta dotyczące zmian umowy o dofinansowanie zgodnie z procedurą, w tym:
  • po otrzymaniu kompletnego wniosku dotyczącego zmiany w umowie o dofinansowanie, RIF:
  • w przypadku pozytywnej opinii przesyła Instytucji Wdrażającej do akceptacji wniosek o zawarcie aneksu do umowy wraz z całą dokumentacją towarzyszącą. W przypadku opinii pozytywnej Instytucja Wdrażająca podpisze stosowny aneks z Beneficjentem
  • w przypadku negatywnej opinii:
  • przesyła opinię Instytucji Wdrażającej wraz z uzasadnieniem i rekomendacją realizacji projektu zgodnie z zawartą umową dofinansowania;
  • lub przesyła opinię Instytucji Wdrażającej wraz z uzasadnieniem i rekomendacją wypowiedzenia umowy wskazując podstawę wynikającą z umowy uzasadniającą takie postępowanie. W przypadku odrzucenia wniosku o zgodę na zmiany w umowie lub uznania negatywnej opinii RIF dotyczącej wniosku o zgodę na zmiany w umowie, Instytucja Wdrażająca poinformuje o swojej decyzji Beneficjenta
  • w przypadku konieczności dodatkowych wyjaśnień wynikających z weryfikacji dokonanej przez Instytucję Wdrażającą, RIF przesyła stosowne wyjaśnienia.
3. RIF przyjmuje od Beneficjenta informację o zamiarze zbycia rzeczy zakupionych z udziałem wsparcia i przesyła ją do Instytucji Wdrażającej
 
4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sposobie realizacji Projektu przez Beneficjenta, RIF przesyła informacje o tych nieprawidłowościach Instytucji Wdrażającej.
 
 
VI. w zakresie monitorowania realizacji projektu:
 
1. RIF kontroluje prawidłowość realizacji projektu przez Beneficjenta zgodnie z zasadami zawartymi w umowie o dofinansowanie oraz obowiązującymi aktami prawnymi
 
2. W ramach kontroli na miejscu prawidłowości realizacji projektu są rozróżniane kontrole planowe oraz kontrole doraźne, przy czym kontrole planowe wynikają z zatwierdzonego planu kontroli, a kontrole doraźne są spowodowane uzyskaniem przez instytucję ją przeprowadzającą informacji o podejrzeniu powstania nieprawidłowości w realizacji projektu, w szczególności RIF:
  • dokonuje kontroli wyznaczonych przez PARP projektów na etapie ich realizacji sprawdzając w szczególności stan faktyczny zrealizowanych zadań oraz terminowość ich wykonania zgodnie z harmonogramem uwzględnionym w umowie o dofinansowanie. Liczba kontroli każdego z projektów w okresie ich realizacji jest uzależniona od długości trwania projektu oraz wartości przyznanego wsparcia,
  • dokonuje kontroli ex-ante projektów na podstawie listy przekazanej przez Instytucję Wdrażającą,
  • dokonuje kontroli 100% projektów, bez względu na sposób ich finansowania, po zakończeniu realizacji projektu, ale przed wypłatą dofinansowania,
  • dokonuje kontroli sprawozdań okresowych z realizacji projektów, sporządzanych przez Beneficjentów
3. Projekty, w przypadku których Beneficjent będzie wnioskował o wypłatę płatności pośredniej, będą podlegały kontroli co najmniej przed dokonaniem pierwszej płatności pośredniej, jak również przed wypłatą płatności końcowej
 
4. Kryteria wyboru projektów do kontroli na etapie ich realizacji zostaną szczegółowo określone przez PARP w procedurze realizacji Działania 4.4.
 
5. RIF dokonuje kontroli Projektu w miejscu jego realizacji, zaś w wyjątkowych wypadkach także w siedzibie Beneficjenta, sprawdzając w szczególności:
  • stan faktyczny zrealizowanych działań;
  • osiągnięcie zakładanych celów projektu;
  • sposobu informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację Projektu w ramach PO IG, zgodnie z art. 8 i 9 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. WE L 371 z 27.12.2006 r., str. 1)
  • dokumentację finansową dotyczącą realizacji projektu;
  • dokumentację techniczną, dokumenty potwierdzające prawidłowość poniesienia wydatków przewidziane w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013,
  • wyodrębnioną ewidencję księgową środków dotyczących realizowanego Projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
6. Raport z kontroli stanowi informację pokontrolną i jest sporządzany na miejscu w siedzibie Beneficjenta bądź w RIF, a następnie:
  • w przypadku sporządzenia raportu w RIF, przesyła on raport do Beneficjenta.
  • w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości/uchybień RIF przesyła do Beneficjenta zalecane działania pokontrolne wraz ze wskazaniem terminu ich usunięcia
  • RIF przesyła do PARP oryginał raportu z kontroli wraz z towarzyszącą dokumentacją
  • wyniki raportu z kontroli RIF wprowadza do systemu
  • RIF dokonuje kontroli realizacji działań pokontrolnych oraz przesyła do PARP informacje o ich realizacji zgodnie z obowiązującą procedurą
  • RIF przesyła do Instytucji Wdrażającej zbiorczy raport kontrolny obejmujący przeprowadzone kontrole
  • RIF przesyła zbiorczy raport roczny za ostatni rok obejmujący przeprowadzone kontrole.
VII. w zakresie rozliczenia projektu i wypłaty dofinansowania:
 
1. RIF dokonuje okresowych rozliczeń oraz rozliczenia końcowego Projektu na podstawie wniosku o płatność wraz z załącznikami, zgodnie z zasadami określonymi w umowie o dofinansowanie, w tym:
  • rejestruje wnioski o płatność w systemie
  • przyjmuje od Beneficjenta wniosek o płatność i sprawozdanie końcowe z realizacji projektu (jeśli dotyczy) wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami do tych dokumentów
  • dokonuje kontroli formalnej wniosku o płatność i sprawozdania końcowego z realizacji projektu (jeśli dotyczy)
  • dokonuje kontroli merytorycznej dostarczonych przez Beneficjenta dokumentów z umową o dofinansowanie; wyniki kontroli RIF przedstawia w formularzu oceny wniosku o płatność.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie weryfikacji wniosku o płatność i sprawozdania końcowego z realizacji projektu (jeśli dotyczy) wraz z wymaganymi załącznikami, dokumentującymi poniesienie wydatków kwalifikowanych, RIF:
  • wzywa Beneficjenta do złożenia wyjaśnień na piśmie. RIF akceptuje bądź odrzuca złożone wyjaśnienia
  • w przypadku bezskutecznego upłynięcia terminu wyznaczonego na złożenie uzupełnień/wyjaśnień, pracownik RIF jest zobowiązany nawiązać kontakt telefoniczny lub mailowy z beneficjentem, w celu ustalenia przyczyny opóźnień. Z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej należy sporządzić notatkę służbową;
  • w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących koniecznością wypowiedzenia umowy, rekomenduje odmowę refundacji
3. RIF dokonuje zatwierdzenia lub odrzucenia, albo zgłasza zastrzeżenia na piśmie (z zastrzeżeniem zasad określonych w pkt. 9 poniżej) do otrzymanego sprawozdania końcowego i wniosku o płatność (lub wniosku o płatność pośrednią), w przypadku:
  • zgłoszenia zastrzeżeń RIF wzywa Beneficjenta do złożenia wyjaśnień na piśmie. RIF akceptuje bądź odrzuca złożone wyjaśnienia
  • odrzucenia sprawozdania końcowego RIF rekomenduje rozwiązanie umowy z Beneficjentem
  • zatwierdzenia sprawozdania końcowego RIF rekomenduje wypłatę wsparcia
4. RIF przesyła do Instytucji Wdrażającej wszystkie wnioski o płatność wraz z rekomendacją dotyczącą (1) ich zatwierdzenia i wypłaty wsparcia lub (2) ich odrzucenia i odmową wypłaty wsparcia. Łącznie z rekomendacją wypłaty wsparcia RIF przesyła do Instytucji Wdrążającej dokumenty źródłowe
 
5. Na żądanie Instytucji Wdrażającej RIF udziela wyjaśnień o przekazanej rekomendacji wypłaty wsparcia
 
 
VIII. w zakresie rozwiązania umowy:
  • RIF informuje Instytucję Wdrażającą o zaistnieniu okoliczności uzasadniających wypowiedzenie Umowy ze skutkiem natychmiastowym określonych w umowie o dofinansowanie.
IX. w zakresie archiwizacji dokumentów:
  • RIF zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji w terminie określonym w procedurze dla Działania.


Staropolska Izba Przemysłowo - Handlowa, ul. Sienkiewicza 53, 25-002 Kielce
www.siph.com.pl, biuro@siph.com.pl

© 2006 Producer - strony www, cms, hosting