Newsletter:

Działanie 8.1. - zadania SIPH

17/09/2008
W związku z problemami związanymi z dostępnością do serwera PARP, a tym samym do generatora wniosków do działania 8.1 oraz 8.2 POIG uprzejmie informujemy, iż dopuszczamy przyjmowanie wniosków w formacie Word.
 
Wniosek o dofinansowanie   pobierz>>
 
 
W ramach Działania 8.1 Regionalna Instytucja Finansująca wykonuje następujące zadania:
 
I. w zakresie działań informacyjno-promocyjnych:
  • RIF informuje przedsiębiorców o możliwościach uzyskania wsparcia w ramach Działań.
  • RIF podejmuje działania mające na celu upowszechnianie informacji o Działaniach, w tym umieszcza informacje na temat Działań na swojej stronie internetowej
II. w zakresie powołania Komisji Konkursowych do oceny wniosków w ramach poszczególnych Działań:
  • RIF typuje przewodniczącego, sekretarza oraz członków oceniających spośród pracowników RIF
  • RIF przesyła propozycje składów Komisji Konkursowej do PARP.
III. w zakresie przyjmowania wniosków o dofinansowanie:
  • RIF przyjmuje wnioski o dofinansowanie zgodnie z wymaganiami w ramach poszczególnych Działań
  • RIF prowadzi odrębny rejestr wpływu wniosków o dofinansowanie dla poszczególnych Działań, oznaczając datę oraz godzinę wpływu wniosków do RIF
  • RIF dokonuje wstępnej (co do zasady) oceny wniosków o dofinansowanie – w przypadku, gdy tego typu ocena została przewidziana
IV. w zakresie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie:
 
1. RIF na bieżąco (w miarę składania wniosków) dokonuje oceny formalnej wniosków zgodnie z kryteriami i terminami określonymi w Regulaminie przeprowadzania konkursu, w tym m.in.:
  • sprawdza kompletność wniosków
  • wprowadza dane dotyczące kompletnych wniosków i nadaje im numery referencyjne, wg wzorów podanych przez PARP ustalonych dla Działania
  • informuje wnioskodawców o rejestracji wniosku i nadanych numerach referencyjnych
  • w przypadku stwierdzenia konieczności poprawy/uzupełnienia wniosków, wzywa wnioskodawców do poprawy/uzupełnień,
  • sprawdza zgodność z kryteriami kwalifikowania się określonymi dla Działania,
  • informuje wnioskodawców o odrzuceniu wniosku po ocenie formalnej,
  • wprowadza dane dotyczące wyników oceny formalnej do lokalnego systemu informatycznego oraz wprowadza dane dotyczące wniosków poprawnych formalnie do krajowego systemu informatycznego
V. w zakresie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie:
 
1. RIF zapewnia obsługę KK, której zadaniem jest ocena merytoryczna projektów zgodnie z zapisami Regulaminu Komisji Konkursowej odpowiedniego dla danego Działania. W związku z ocena merytoryczną RIF m.in.:
  • wprowadza dane dotyczące wyników oceny merytorycznej do lokalnego systemu informatycznego,
  • przekazuje do PARP protokół z oceny przeprowadzonej przez KK - zgodnie z wzorem i terminem określonym w Regulaminie Komisji Konkursowej właściwym dla danego Działania,
  • przesyła do PARP cotygodniowe informacje dotyczące liczby złożonych wniosków oraz statusu poszczególnych wniosków po przeprowadzonej ocenie
VI. w zakresie podpisywania umów z wnioskodawcami:
 
1. RIF zawiadamia wnioskodawców o decyzji Instytucji Zarządzającej dotyczącej przyznania lub odmowy przyznania dofinansowania, a w przypadku zatwierdzenia projektu do dofinansowania wzywa wnioskodawców do nadesłania dodatkowych dokumentów niezbędnych do podpisania umowy
 
2. RIF umieszcza listy zatwierdzonych wniosków o dofinansowanie na własnej stronie internetowej,
 
3. RIF weryfikuje otrzymaną dokumentację niezbędną do przygotowania umowy,
  • w przypadku stwierdzenia braków wysyła wnioskodawcom ponaglenia do dostarczenia lub uzupełnienia dokumentacji,
  • RIF przekazuje wnioskodawcy informację o uznaniu nie przesłania dokumentów jako rezygnacji wnioskodawcy z dofinansowania,
  • RIF weryfikuje zgodność danych zawartych w dokumentacji wnioskodawców z danymi zawartymi we wniosku, a w przypadku niezgodności wysyła do wnioskodawcy pismo z prośbą o wyjaśnienie rozbieżności,
  • w przypadku rozbieżności w nadesłanej dokumentacji, które nie zostały wyjaśnione RIF informuje PARP i wnioskodawców o braku możliwości zawarcia umów wraz z podaniem przyczyn,
4. RIF przygotowuje umowy o dofinansowanie dla wnioskodawców zamieszczonych na liście projektów zatwierdzonych do dofinansowania w tym m. in.:
  • wprowadza do lokalnego systemu informatycznego informacje o złożeniu przez wnioskodawcę kompletnej i poprawnej dokumentacji do umowy i nadaje numer umowy,
  • przygotowuje, weryfikuje, parafuje wszystkie egzemplarze umowy wraz z załącznikami,
  • przesyła pisma do wnioskodawców z informacją o przygotowanych umowach oraz z zaproszeniem do podpisania umowy w siedzibie RIF,
  • w przypadku nie podpisania przez wnioskodawcę umowy w wymaganym terminie przesyła do wnioskodawcy ponaglenia ze wskazaniem ostatecznego terminu podpisania umowy,
  • przyjmuje, weryfikuje, przechowuje, przekazuje (zgodnie z odpowiednią procedurą) zabezpieczenie realizacji umowy złożone przez Beneficjentów (zgodnie z wymogami Działania),
  • podpisuje umowę o dofinansowanie podpisaną wcześniej przez wnioskodawcę,
  • przesyła pisma do beneficjentów informujących o braku skuteczności umowy w przypadkach nie złożenia weksli w wymaganym terminie oraz przekazanie informacji w tym zakresie do PARP,
  • rejestruje dane dotyczące podpisanej umowy w lokalnym oraz krajowym systemie informatycznym,
  • przygotowuje zaświadczenia de minimis i przesyła do beneficjentów wraz z egzemplarzem umowy,
  • przesyła do PARP podpisane umowy, dla których Beneficjenci złożyli zabezpieczenie
VII. w zakresie postępowania odwoławczego:
 
1. RIF przyjmuje protesty złożone przez wnioskodawców:
  • stwierdza czy dany protest podlega rozpatrzeniu,
  • wprowadza dane dotyczące protestu do lokalnego systemu informatycznego,
  • informuje wnioskodawcę, którego protest nie może podlegać rozpatrzeniu.
2. RIF rozpatruje protesty dotyczące oceny:
  • przeprowadza ponowną ocenę formalną i/lub przekazuje KK do oceny merytorycznej,
  • informuje Instytucję Zarządzającą, PARP i Instytucję Pośredniczącą o negatywnych wynikach rozpatrzenia protestów,
  • informuje wnioskodawców o wynikach rozpatrzenia protestów,
  • wprowadza dane dotyczące oceny protestu do lokalnego systemu informatycznego
3. RIF przekazuje do PARP protokół z oceny protestów przeprowadzonej przez KK - zgodnie z wzorem i terminem określonym w Regulaminie Komisji Konkursowej właściwym dla danego Działania.
 
 
VIII. w zakresie wprowadzania zmian do umów z Beneficjentami:
 
1. RIF przyjmuje i rozpatruje wnioski Beneficjenta dotyczące zmian w umowie o dofinansowanie zgodnie kryteriami określonymi w liście sprawdzającej do wniosku o wprowadzenie zmian do Umowy o dofinansowanie projektu, w tym m.in weryfikuje:
  • termin złożenia wniosku o aneks,
  • kompletność dostarczonych dokumentów,
  • czy osoba podpisująca wniosek jest uprawniona do występowania w imieniu Beneficjenta (zgodnie z dokumentem rejestrowym),
  • czy proponowane zmiany są zgodne z postanowieniami umowy,
  • czy wnioskowana zmiana wymaga sporządzenia aneksu
  • w przypadku pozytywnej decyzji o aneksowaniu umowy, RIF: - sporządza i przesyła do Beneficjenta trzy egzemplarze aneksu do umowy o dofinansowanie, - po otrzymaniu podpisanego przez Beneficjenta aneksu do umowy przekazuje jeden egzemplarz aneksu do IW,
  • w przypadku negatywnej decyzji o braku akceptacji wnioskowanych przez Beneficjenta zmian w umowie o dofinansowanie projektu, RIF:
  • przesyła wniosek Beneficjenta wraz z listą sprawdzającą oraz informacją nt. powodu odrzucenia wniosku o aneks do PARP,
  • po otrzymaniu akceptacji odrzucenia wniosku o zmiany z PARP, przekazuje Beneficjentowi i PARP informację o odrzuceniu wniosku o wprowadzenie zmian do umowy
  • w przypadku akceptacji proponowanych zmian (nie wymagających aneksowania) RIF:
  • informuje Beneficjenta i PARP o akceptacji zmian i realizacji umowy bez konieczności aneksowania
  • w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków we wniosku o wprowadzenie zmian do umowy, RIF: - wzywa Beneficjenta do złożenia stosownych wyjaśnień bądź dosłania niezbędnych dokumentów
  • w sytuacji kiedy proponowane przez Beneficjenta zmiany wymagają poinformowania bądź zgody PARP, między innymi w przypadku:
  • przekazania przedsiębiorstwa należącego do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą innemu podmiotowi: osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą / spółce cywilnej / spółce prawa handlowego (tj. Spółka Jawna, Spółka Komandytowa, Sp. z o.o., S.A.);
  • sukcesji uniwersalnej, tj. przekształcenia dotychczasowego Beneficjenta będącego spółką prawa handlowego (tj. Spółka Jawna, Spółka Komandytowa, Sp. z o.o., S.A.)/spółką cywilną w spółkę prawa handlowego;
  • RIF przesyła projekt aneksu wraz z lista sprawdzającą oraz notą wyjaśniającą do akceptacji PARP, a po otrzymaniu informacji z PARP, informuje Beneficjenta o decyzji w sprawie aneksu.
IX. w zakresie nadzorowania realizacji umowy o dofinansowanie projektu:
  • RIF przyjmuje oraz weryfikuje sprawozdania okresowe składane przez Beneficjentów oraz jest odpowiedzialna za wprowadzanie do KSI danych dot. etapu realizacji poszczególnych projektów. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości realizacji projektu, prowadzi postępowanie wyjaśniające (a w przypadku potwierdzenia wątpliwości, przekazuje informację do PARP o konieczności rozwiązania umowy o dofinansowanie lub podjęcia innych działań)
  • RIF podejmuje działania ankietowo-monitorujące mające na celu zapewnienie prawidłowości realizacji umów w ramach programu
X. w zakresie wypłaty wsparcia:
 
1. RIF przyjmuje od Beneficjentów sprawozdanie końcowe wraz z wnioskiem o płatność z wymaganymi załącznikami;
 
2. RIF dokonuje weryfikacji wniosku o płatność oraz dokumentacji dołączonej do wniosku w kontekście umowy o dofinansowanie;
 
3. RIF dokonuje weryfikacji formalnej, finansowej i merytorycznej wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi procedurami;
 
4. Postępowanie RIF po dokonaniu weryfikacji dokumentacji rozliczeniowej:
  • jeśli przekazane dokumenty nie wymagają wyjaśnień lub uzupełnień ze strony Beneficjenta, RIF przesyła je do Instytucji Wdrażającej wraz z rekomendacją pełnej wypłaty bądź obniżonej lub nie wypłacenia wsparcia, dokumentami źródłowymi oraz formularzem oceny wniosku o płatność,
  • w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków RIF niezwłocznie informuje pisemnie beneficjenta i przyjmuje wyjaśnienia beneficjenta na piśmie, a następnie przesyła je do PARP, załączając dokumenty źródłowe oraz formularz oceny wniosku o płatność wraz z rekomendacją wypłaty dofinansowania bądź z rekomendacją nie wypłacania dofinansowania.
5. Na prośbę PARP, RIF udziela dodatkowych wyjaśnień o przekazanej rekomendacji wypłaty wsparcia;
 
6. RIF na bieżąco otrzymuje do wiadomości wysyłaną do Beneficjentów informację o zrealizowanych płatnościach.
 
XI. w zakresie rozwiązania umowy:
  • RIF informuje Instytucję Wdrażającą natychmiast w przypadku powzięcia informacji o zaistnieniu okoliczności (określonych w umowie o dofinansowanie) uzasadniających wypowiedzenie umowy o dofinansowanie ze skutkiem natychmiastowym
  • W przypadku rozwiązania umowy przez Beneficjenta z miesięcznym terminem wypowiedzenia RIF wysyła potwierdzenie rozwiązania umowy oraz zaznacza informację o rozwiązaniu umowy w KSI
  • RIF jest informowany prze Instytucję Wdrażającą o rozwiązanych umowach o udzielenie dofinansowania w terminach określonych procedurami
XII. w zakresie kontroli projektów:
 
1. RIF kontroluje:
  • prawidłowość realizacji Projektów w zakresie i w terminach określonych procedurami;
  • uzupełnia wstępne plany kontroli przesłane przez PARP na podstawie analizy ryzyka projektów w danym województwie;
  • przygotowuje kontrole zgodnie z etapami opisanymi procedurami;
  • przeprowadza kontrole zarówno w siedzibach Beneficjentów, jak i w miejscach realizacji Projektów;
  • przygotowuje raporty z kontroli oraz analizuje wszystkie informacje potrzebne do podjęcia decyzji co do wyniku kontroli;
  • przesyła opracowany raport z kontroli do PARP;
  • wprowadza dane dotyczące kontroli do lokalnego systemu informatycznego;
  • udziela informacji Instytucji Zarządzającej, Instytucji Wdrażającej lub wskazanym przez nich osobom informacji na temat efektów współfinansowanych ze środków EFRR projektów zrealizowanych na jego terenie przez 5 lat po dokonaniu rozliczenia końcowego ww. Działań.
XIII. w zakresie archiwizacji dokumentów:
 
RIF zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji w terminie określonym w procedurze dla Działania.
 
XIV. w zakresie danych i informacji dotyczących bezpieczeństwa:
 
1. RIF opracuje i wdroży zasady w zakresie regulacji zasad postępowania z danymi osobowymi, w tym m.in. zobowiązuje się do:
  • prowadzenia i aktualizacji rejestru upoważnień wydanych pracownikom zaangażowanym w realizację powyższych Działań do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych wraz z przepisami wykonawczymi;
  • nadania właściwych klauzul tajności stanowisk lub prac w przypadku gdy będzie łączyć się z nimi dostęp do informacji niejawnych, wymaganym przez art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. nr 196, poz. 1631 z póź. zm) oraz prowadzenia rejestru w tym zakresie;
2. zobowiąże pracowników realizujących zadania w ramach Działań do przestrzegania tajemnicy służbowej (handlowej, gospodarczej) w zakresie wszystkich informacji i danych zawartych w dokumentach otrzymanych od Wnioskodawców lub od Beneficjentów.

3. zobowiązuje się do zapewnienia warunków bezpieczeństwa dokumentom, o których mowa w ust. 1 i 2.
 
XV. w zakresie nieprawidłowości:
  • RIF zobowiązuje się do bieżącego informowania o wszelkich nieprawidłowościach (bądź podejrzeniach o nieprawidłowościach) dotyczących projektów, Beneficjentów oraz innych podmiotów lub osób zaangażowanych w realizację Działań POIG.
XVI. w zakresie sprawozdawczości:
  • RIF zobowiązuje się do przekazywania okresowych, rocznych i końcowych danych, zestawień itp. dotyczących realizacji poszczególnych Działań zgodnie z podanymi przez PARP wzorami.
XV. Informacje dodatkowe:
  • RIF odpowiada za poprawność danych wprowadzanych do systemów informatycznych


Staropolska Izba Przemysłowo - Handlowa, ul. Sienkiewicza 53, 25-002 Kielce
www.siph.com.pl, biuro@siph.com.pl

© 2006 Producer - strony www, cms, hosting